Sociétés et associations
Expérience étendue
Neovote accompagne avec succès les élections de délégués de sociétaires par voie électronique.
Les équipes déploient des technologies et documentations éprouvées, couplées à une méthodologie de conduite du changement.
Caractéristique des organisations mutualistes des unions et fédérations, l’élection des délégués des sociétaires ou adhérents mobilise des moyens importants, proportionnels au nombre d’électeurs.
Dans les secteurs éloignés de l’outil informatique, des expériences de vote spécifiques sont développées.
Plusieurs milliers de PME font appel à Neovote pour l’organisation de leurs scrutins, aux côtés de 33 groupes CAC et cabinets partenaires : Deloitte, Mazars, BDO, Jeantet, Fromont-Briens, Darrois-Villey etc.
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Pour approfondir
Selon l’article L. 114-6 du Code de la Mutualité, l'assemblée générale des mutuelles est constituée des membres participants et des membres honoraires de la mutuelle. Toutefois, les statuts peuvent prévoir qu'elle est constituée de délégués.
Les élections des délégués sont structurées en sections de vote constituées selon des critères fixés par les statuts. Ces critères peuvent être : géographiques ; par branches professionnelles, profession, entreprises ou mandats électifs ; par opérations collectives ou individuelles ; par type d’activités exercées pour les mutuelles régies par le livre III ; en fonction de la qualité des membres, participants et honoraires.
Les statuts déterminent le nombre de délégués par section de vote en fonction du nombre de membres de chaque section, soit de manière proportionnelle à ce nombre, soit à raison d'un barème défini par tranches d'effectif.
La périodicité des scrutins est fixée par les statuts, des renouvellements par tranche étant possibles.
Le plus souvent, les élections ont lieu sous la forme de scrutins de liste à un tour, l’électeur étant invité à sélectionner la liste de son choix, parmi celles proposées. Des scrutins uninominaux sont également possibles, dans ce cas l’électeur choisit les candidats pour lesquels il souhaite voter parmi une liste de candidats proposés dans la limite du nombre de délégués à élire dans sa section. La combinaison des différents modes de scrutins selon la section et le nombre de sièges à pourvoir est également possible.
Outre la sécurité et l’intégrité des opérations électorales, ainsi que la meilleure participation aux scrutins, ces élections présentent également un enjeu économique, compte tenu du nombre d’électeurs concernés (jusqu’à plusieurs millions).
Dans l’objectif de minimiser les coûts, la dématérialisation d’une part des invitations à voter d’autre part du vote lui-même est recherchée.
Cette ambition est cependant freinée par la nécessité d’assurer la parfaite équité entre les différentes catégories d’électeurs, en particulier entre les membres les plus âgés, supposés peu familiers avec l’utilisation d’internet, et les plus jeunes.
Aussi l’approche la plus fréquente consiste à proposer aux électeurs à la fois le vote par correspondance et le vote par Internet, tout en encourageant le vote par Internet.
Afin d’éviter l’envoi massif de courriers postaux et de matériel de vote par correspondance, le scénario suivant (scénario 1) est souvent privilégié :
- Dans une première phase, les membres dont la mutuelle connaît l’adresse mail reçoivent par email une invitation à voter par Internet, le vote par Internet étant alors ouvert ;
- A l’issue de cette première phase de vote, les sociétaires destinataires de ce premier email et n’ayant pas voté par Internet, ainsi que les sociétaires dont la mutuelle ne connaît pas l’adresse mail, reçoivent par courrier postal un matériel de vote leur permettant de voter soit par Internet soit par correspondance.
Le matériel de vote comprenant par exemple : une lettre d’invitation à voter, le bulletin de vote et au verso les explications utiles pour voter en ligne ou par correspondance, un dépliant sur les élections des délégués, la liste des candidats (éventuellement avec leur photo) et leur programme (A4 recto/verso), une enveloppe T pour le retour du bulletin de vote.
Ce scénario a fait les preuves de son efficacité et permet d’atteindre d’excellents taux de participation (jusqu’à 40% selon les observations de Neovote).
Il demeure cependant très coûteux en papier.
Aussi d’autres scénarios, sources d’économies importantes, méritent d’être considérés, tels que :
- Scénario 2 : mise en œuvre du vote électronique à l’attention de tous les membres doublée de la mise en œuvre du vote par correspondance à l’attention des seuls membres en faisant la demande ;
- Scénario 3 : suppression du vote et généralisation du vote par Internet.
Neovote possède une expérience approfondie de chacun de ces scénarios. Outre les conseils qu’elle apporte à ses clients dans le choix du scénario optimal et de son optimisation, Neovote accompagne chaque étape du projet électoral, en prenant notamment en charge :
- La planification détaillée des opérations électorales, en concertation avec l’équipe interne mobilisée ;
- L’intégration sécurisée des fichiers électoraux (électeurs, candidats, membres des bureaux de vote) et des documents (documents d’information, professions de foi, photographies, vidéos éventuelles) ;
- La conception et l’envoi des emails et courriers postaux (incluant ou non le matériel de vote par correspondance) à l’attention des électeurs ;
- La mise en œuvre d’un système de vote par Internet hautement sécurisé, spécifiquement adapté aux élections ;
- Le support électeurs 7J/7 et 24h/24, via un numéro vert dédié et un formulaire en ligne, non seulement pendant la phase de vote, mais également pendant la phase de préparation, en particulier dans le scénario du recueil préalable des demandes de vote par correspondance, que Neovote propose de prendre en charge ;
- Le contrôle et le dépouillement du vote par correspondance (scénarios 1 et 2) et la consolidation des résultats du vote par correspondance avec ceux du vote par Internet ;
- L’archivage légal des données et des documents.