Sociétés et associations

Pour approfondir

Dès lors que les statuts l’autorisent, ou à défaut en application des textes portant adaptation des règles de réunion et de délibération des assemblées et organes dirigeants en raison de l'épidémie de covid-19 (*), le vote par Internet devient la modalité reine pour les assemblées générales.

En effet, par la possibilité qu’il offre de voter via n’importe quel terminal (ordinateur, tablette, smartphone) le vote par Internet convient aussi bien au vote à distance qu’au vote sur place.

De plus, le niveau de sécurité que permet d’atteindre le vote par Internet, dès lors qu’il est confié à une société spécialisée dans le vote de confiance, est sans égal avec les autres modalités de vote, y compris le vote par boîtier. Le boîtier a été largement utilisé au cours des dernières années, et demeure une solution acceptable dans certaines situations, mais ne répond absolument pas aux exigences actuelles du vote électronique, telles que formulées dans tous les textes légaux en vigueur mais aussi dans la délibération n°2019-053 du 25 avril de la CNIL portant adoption d'une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote par correspondance électronique, notamment via Internet.

En particulier : le vote via un boîtier ne bénéficie pas d’un chiffrement à la source ; la communication du vote entre le boîtier et la base centralisatrice n’est pas sécurisée ; aucune garantie n’est apportée quant à la séparation des bulletins de vote et des émargements lorsque le secret du vote est nécessaire ; le système de vote n’est pas scellé pendant les opérations de vote et rend possibles des interventions masquées.

Pour compléter cette comparaison des modalités de vote électronique existantes, nous tenons à alerter le lecteur du présent article sur les solutions de vote par Internet que proposent certains acteurs, qui en apparence offrent un niveau de sécurité acceptable, mais en réalité appuient leur prestation sur une infrastructure de vote très sommaire (se rapprochant par exemple des technologies de signature électronique) et ne respectent pas les obligations précitées.

En pratique, Neovote propose deux grandes approches pour mettre en oeuvre le vote par Internet dans le cadre d’une assemblée générale.

Première approche : le vote « groupé »

Dans cette première approche, les actionnaires, associés, ou membres concernés sont invités à exprimer à leur convenance l’ensemble de leurs votes pendant une période déterminée.

Cette période peut coïncider avec la tenue de l’Assemblée, avec une plage de temps réservée pendant l’Assemblée, ou encore s’étendre sur plusieurs jours, avant ou après la tenue de celle-ci.

Quel que soit l’horizon retenu, l’ouverture et la clôture du vote peuvent être programmées à l’avance ou déclenchées par une personne autorisée (membre du bureau de vote), en fonction du déroulement de l’Assemblée.

Sur le site de vote, les participants peuvent consulter, avant d’exprimer leurs votes, l’ensemble des documents de l’Assemblée, par exemple : projet de résolutions, rapport d’activité, rapport financier, rapports des commissaires aux comptes, annexes, documents de support des résolutions, documents de présentation des candidats lorsque les votes comportent des élections. Le nombre de documents déposés n’est pas limité.

De plus, le site de vote peut contenir des vidéos : vidéo de présentation du président, vidéos de présentation des candidats dans le cas d’assemblées électives.

Pendant la période de vote, les membres du « bureau de vote » chargé de superviser les opérations de vote peuvent suivre l’évolution de la participation, accéder aux listes d’émargement, consulter le journal des événements, vérifier l’intégrité des opérations de vote.

Parallèlement, Neovote supervise le bon fonctionnement des serveurs et apporte l’assistance nécessaire aux participants : aide aux personnes rencontrant des difficultés dans leur connexion au site de vote, réassort des codes d’accès personnels (transmis initialement par voie postale ou dématérialisée aux inscrits, selon une procédure sécurisée). Le service support bilingue français – anglais mis en place par Neovote est accessible 7J/7 et 24h/24 via un numéro vert dédié à l’Assemblée et un formulaire en ligne.

Par ailleurs Neovote peut prendre en charge pendant la période le renvoi de leurs codes personnels aux participant n’ayant pas encore exprimé leurs votes.

Dès la clôture du vote, programmée ou déclenchée par un membre du bureau de vote, les membres du bureau de vote peuvent déclencher le dépouillement des urnes, en activant leurs clés de déchiffrement. Les résultats du vote sont immédiatement disponibles et font l’objet d’un procès-verbal édité automatiquement.

Parallèlement les listes d’émargement définitives peuvent être éditées et signées. Les résultats peuvent également être affichés sur le site de vote, à l’attention de l’ensemble des inscrits.

Si les codes d’accès ont été adressés aux inscrits plusieurs jours avant le scellement du système de vote, par exemple en même temps que la convocation à l’Assemblée (dont la transmission peut être assurée par Neovote), des documents peuvent être rendus accessibles au fil de l’eau sur le site de vote, par exemple un document de questions / réponses suscitées par les interrogations des participants invité à l’Assemblée.

Deuxième approche : le vote « séquentiel »

Dans cette deuxième approche, les actionnaires, associés, ou membres concernés sont invités, pendant l’Assemblée, à exprimer leurs votes successivement pour chaque scrutin (ex : résolution, élection).

Un administrateur désigné orchestre le vote, en ouvrant et clôturant successivement chaque scrutin au cours de l’Assemblée.

Dès la clôture d’un scrutin, le dépouillement est déclenché et le système de vote restitue les résultats correspondants ; l’administrateur en prend immédiatement connaissance et peut les rendre visibles de l’ensemble des participants.

L’administrateur est libre de déclencher l’ouverture et la clôture de chaque scrutin en fonction du déroulement de l’Assemblée.

Pour chaque scrutin, un procès-verbal est édité automatiquement, de même qu’une liste d’émargement. Ces documents sont consolidés dans un procès-verbal et une liste d’émargement uniques à l’issue de l’ensemble des scrutins.

Les scrutins inscrits à l’ordre du jour et connus à l’avance sont préparés et paramétrés avant l’Assemblée. Toutefois, l’administrateur peut également créer « à la volée » un nouveau scrutin, rendu nécessaire par le déroulement de l’Assemblée. De plus, l’administrateur peut, avant l’ouverture de chaque scrutin, vérifier le paramétrage de celui-ci et le mettre à jour si nécessaire (par exemple en enregistrant des candidatures déposées au cours de l’Assemblée).

Si l’atteinte d’un quorum de participation, précédant l’ouverture des votes, est requis, les participants peuvent être invités à confirmer leur présence au moyen d’un vote préliminaire. La liste d’émargement correspondante constitue une feuille de présence prouvant l’atteinte du quorum.

Avant l’Assemblée, comme dans le cas du vote « groupé », Neovote transmet par voie postale ou dématérialisée leurs codes d’accès personnels aux inscrits et ouvre un service support bilingue français – anglais accessible 7J/7 et 24h/24 via un numéro vert dédié à l’Assemblée et un formulaire en ligne.

Au début de l’Assemblée, et tout au long de son déroulement, l’administrateur peut consulter la liste des participants connectés au site de vote, et déclencher immédiatement le réassort des identifiants non parvenus à leurs destinataires.

L’interface de vote est conçue pour orienter les participants vers le vote en cours et faciliter la connexion conjointe au site de vote d’une part, au système de visio conférence ou au webinaire mis en place pour animer les débat de l’Assemblée d’autre part.

Une seule connexion au site de vote suffit à chaque participant pour exprimer successivement ses votes au cours de l’Assemblée.

Dans le cas d’une assemblée programmée sur plusieurs jours, le même site de vote et les mêmes codes d’accès permettent aux participants d’exprimer leurs votes tout au long de l’Assemblée.

Points particuliers

Quelle que soit l’approche retenue (vote « groupé » ou « séquentiel »), le système de Neovote permet la mise en œuvre du vote « pondéré » : pour chaque scrutin, chaque inscrit dispose d’un nombre de voix déterminé.

Les nombres de voix d’un même participant peuvent différer d’un scrutin à l’autre.

Le cas échéant, un participant disposant d’un nombre de voix déterminé peut fractionner son vote, c’est-à-dire déposer plusieurs bulletins de vote au titre du même scrutin, en allouant à chacun de ses votes un nombre de voix déterminé, jusqu’à épuisement de son nombre de voix. Cette fonctionnalité est particulièrement adaptée lorsque les votants, disposant de pouvoirs traduits en voix supplémentaires, ont reçu des consignes de vote de leurs mandants.

Deux méthodes de gestion des procurations sont compatibles avec chacune des approches (vote « groupé ou vote « séquentiel ») :

• La première méthode consiste à attribuer au mandataire, avant le commencement de l’Assemblée, les voix de ses mandants ; ainsi les participants disposant de procurations peuvent voter à l’aide de leurs propres codes d’accès au site de vote en leur propre nom et aux noms de leurs mandants, le cas échéant en fractionnant leurs votes comme décrit ci-avant ;
• La seconde méthode consiste simplement à adresser au mandataire les codes d’accès au site de vote de chacun de ses mandants ; pour voter au nom de ses mandants, le mandataire se connecte et vote successivement à l’aide des codes de chacun d’entre eux.

Ces deux méthodes peuvent coexister.

Par ailleurs, si le « génome » du système Neovote est d’assurer le secret du vote (notamment par le chiffrement du bulletin de vote « à la source », c’est-à-dire dans le terminal du votant, et l’impossibilité de rapprocher un vote de son auteur), il est possible, lorsque les votes individuels doivent être connus, de programmer le système de vote de telle manière que les votes individuels soient révélés à l’issue des votes.

Dans ce cas, seul le rapprochement d’un vote et de son auteur devient possible, tous les autres dispositifs de protection du secret vote demeurant en place (notamment le chiffrement « à la source » du vote destiné à assurer le secret du vote jusqu’à son dépouillement).

En outre, si la nécessité de révéler les votes individuels ne concerne que certains scrutins, il est possible, dans le cas du vote « séquentiel », de paramétrer cette levée du secret pour les seuls scrutins concernés et ainsi de faire coexister sur la même plateforme de vote des votes secrets et des votes révélés.

Enfin, alors que le système de vote peut être programmé pour restituer les votes individuels (de l’ensemble des scrutins ou de certains d’entre eux seulement), il est possible de rendre inaccessible les votes individuels à l’administrateur désigné, afin de réserver cette information aux seules personnes habilitées (par exemple un huissier de justice mandaté aux fin de conservation de ces informations).

(*) Derniers textes en vigueur : décret n° 2021-255 du 9 mars 2021 prorogeant jusqu’au 31 juillet 2021 la durée d'application de l'ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020, du décret n° 2020-418 du 10 avril 2020 et du décret n° 2020-629 du 25 mai 2020 ; ordonnance du 2 décembre 2020 et décret du 18 décembre 2020 destinées à renforcer les droits des membres des assemblées en cas d’organisation d’une assemblée à huis clos et faciliter l’adoption à distance des décisions relevant de la compétence des assemblées.